- Phần mềm được viết theo công nghệ .Net và cơ sở dữ liệu SQL server có tính bảo mật cao, có thể xuất dữ liệu ra các tập tin: word, excel, pdf …

- Hệ thống phần mềm có chức năng quản lý chặt chẽ và đảm bảo tính an toàn dữ liệu như là phân quyền

VD: Nhân viên chỉ có quyền thêm mà không được phép xóa, hay chỉ quản lý một chức năng được chỉ định mà không xem được những báo cáo

(Lưu ý: Nếu phần mềm được viết trên ngôn ngữ Access hay Foxpro thì không có tính bảo mật như trên)

Các chức năng chính của phần mềm quản lý kho:

• Thiết lập danh mục ĐVT

• Thiết lập danh mục kho

• Thiết lập danh mục hàng hóa

• Nhập hàng

• Trả hàng 

• Thiết lập kho đầu kì

• Định giá bán

• Kiểm kê kho – đều chỉnh

• Chuyển kho

• Báo cáo nhập xuất tồn

• Tồn kho chi tiết 

• Dữ liệu kết chuyển kgho

• Quản lý vật tư, hàng hoá theo nhiều đơn vị tính.

• Quản lý định lượng cho từng sản phẩm 

• Quản lý doanh thu bán hàng theo ngày, theo thời gian bất kỳ.

• Báo cáo doanh số bán hàng.

• Quản lý công nợ nhà cung cấp và khách hàng.  

 Ưu điểm:

-     Khái quát hóa nghiệp vụ quản lý kho, có thể đáp ứng được nhiều mô hình kho khác nhau

-     Hỗ trợ quản lý bằng công nghệ quét mã vạch, giúp việc nhập - xuất và kiểm kê hàng nhanh chóng chính xác.

-     Hệ thống xây dựng theo Tiêu chuẩn Mở, có khả năng mở rộng, kết nối với các modules khác của hệ thống và với phần mềm của nhà cung cấp khác.

-     Cơ chế bảo mật tin cậy, phân quyền quản lý theo yêu cầu của doanh nghiệp bao gồm tổng kho và các kho trực thuộc.

-     Giao diện thân thiện với người dùng

 Mô tả chi tiết các chức năng chính:

 1. Chức năng nhập kho

Dữ liệu (tên, nhãn hiệu, quy cách của hàng hóa vật tư, hạn sử dụng và các thông tin khác) được nhập vào hệ thống theo 2 cách:

- Cập nhật dữ liệu thông qua form nhập liệu

- Sử dụng công nghệ quét mã vạch đưa dữ liệu trực tiếp vào hệ thống một cách nhanh chóng chính xác

Sắp xếp phân loại hàng hóa trong kho theo danh mục, chủng loại và nhiều cấp độ khác nhau.

Quản lý, sắp xếp và phân loại các nhà cung cấp để tiện cho quá trình quản lý hàng hóa

Cập nhật trạng thái hàng hóa, tự động thông báo cho người quản lý về tình trạng của hàng hóa.

VD: Hàng hóa hết hạn sử dụng, hàng nhập quá mức yêu cầu, hàng mất phẩm chất

In phiếu nhập kho

2. Chức năng xuất kho

Cập nhật các thông tin về phiếu xuất kho như: tên hàng hóa, số lượng, ngày xuất, người nhận hàng...

Cập nhật số lượng hàng hóa còn lại trong kho

In phiếu xuất kho

Đồng bộ dữ liệu giữa các kho trong cùng 1 hệ thống

3. Chức năng kiểm kê

Khóa mọi hoạt động giao dịch kho của các mặt hàng cần kiểm kê. Sau khi kiểm kê xong mới cho phép mở các giao dịch đã bị đóng để tiếp tục giao dịch nhập - xuất kho

Kiểm kê hàng hóa tồn trong kho và tình trạng của hàng hóa.

4. Chức năng bảo mật

Hệ thống cho phép phân quyền sử dụng, từ đó chống được những truy nhập bất hợp pháp vào hệ thống dữ liệu, đồng thời định rõ được trách nhiệm trong trường hợp có sự cố

5. Chức năng thống kê, báo cáo

Báo cáo phân loại vật tư, hàng hóa . Cho biết thông tin về hàng hóa trong kho hoặc hệ thống kho theo các tiêu chí phân loại của người sử dụng

Báo cáo số lượng hàng hóa , vật tư theo chủng loại hàng hóa, theo từng kỳ,...

Cho phép người sử dụng in ra các báo cáo hoặc xuất ra các file dưới dạng MS World, MS Excel, XML, Acrobat Reader để lưu trữ